• Podniková řešení
• SAP
• Implementace
• S&T PROMET SW

Metoda S&T PROMET SW

1. Metoda řízení projektu

Metoda S&T PROMET® SW je určená jako nástroj pro plánování, organizování a provádění projektů na implementaci standardního softwaru, obzvláště SAPu. Tato metoda poskytuje podporu pro provádění, řízení, sledování a dokumentování projektů, a používá k tomu následující zásady:

• jednotný přístup uplatňovaný ve všech projektech a všemi zúčastněnými osobami, v uživatelských i IT útvarech
• přístup a postupy založené na stanovených cílech
• standardizovaný reportovací systém
• maximální přehlednost projektu s ohledem na
        - situaci v dosahování termínů a milníků
        - postup a kvalitu prací
        - nasazení a využití zaměstnanců
• porovnávání spotřebovaného času a peněz s údaji v rozpočtu
• definice nezbytné a projektu přizpůsobené infrastruktury
• sledování efektivnosti nákladů na projekt
• řádná dokumentace

S&T PROMET® SW zahrnuje následující fáze:

Zahájení

Při Zahájení se definuje, čeho se projekt týká, kdo se na něm má podílet, jaké výstupy bude produkovat a jakých přínosů se tím dosáhne; plánuje se, jak by se to nejlépe dalo udělat a v jakém časovém rozmezí, a dává se dohromady potřebný tým.

Cílový koncept

Fáze Cílový koncept detailně definuje podnikové procesy společnosti, tzn. obecnou dohodu o tom, jak společnost chce s pomocí standardního software provozovat svůj byznys.

Implementace

Účelem Implementace je finální nastavení (customizace) standardního softwaru a vývoj nezbytných dodatečných funkcí ve vývojovém prostředí, s dodržením připravené organizační koncepce, a také vytvoření všech podmínek nutných pro nastavení a zprovoznění produktivního systému ve fázi Spuštění provozu.

Spuštění provozu a stabilizace

Tato fáze obsahuje předání systému do ostrého provozu a odstranění všech případných chyb, které se při tom objevily. Následná etapa stabilizace pak má zajistit stabilní a optimalizované prostředí a podporu uživatelů během provozu systému.

2. Organizace projektu

Úspěšné řízení projektu vyžaduje dobře strukturovanou projektovou organizaci, tvořenou řadou různých rolí, které jsou dále stručně popsány.
Definitivní popis těchto rolí a jejich zodpovědností, jakož i přiřazení konkrétních osob, vznikne v průběhu fáze Zahájení projektu.

2.1 Řídicí výbor

Řídicí výbor (ŘV) je orgán, který řídí a rozhoduje, a je tvořen členy vrcholového vedení a vedoucími projektu za obě strany. ŘV dělá zásadní rozhodnutí a zastává roli regulátora. Představitelé ŘV musí mít pravomoci přijímat rozhodnutí za stranu, kterou reprezentují. Ze všech jednání ŘV se pořizuje zápis. Strana, která vytváří zápis, ho poskytne druhé straně k vyjádření.

ŘV může přijímat rozhodnutí pouze tehdy, jsou-li jednání přítomni všichni jeho jmenovaní členové. Pokud se některý představitel delší dobu jednání nezúčastňuje, musí příslušná strana ihned jmenovat nějakého zástupce. ŘV se snaží přijímat rozhodnutí všeobecným souhlasem. ŘV se schází vždy za 1 až 2 měsíce, zpravidla k významným milníkům projektu. Ze všech jednání ŘV se pořizuje zápis.

Hlavní úkoly ŘV jsou tyto:

• jmenovat společné vedoucí projektu
• schvalovat cíle projektu, rozsah projektu, Obchodní případ a Úvodní dokument projektu (PID)
• sdělovat informace o projektu do jiných složek společnosti a dalším důležitým a na projektu zainteresovaným subjektům
• schvalovat postupně vydávané prostředky v souladu s Projektovým plánem
• informovat vrcholové vedení o stavu projektu
• posuzovat doporučení a schvalování dalších kroků v projektu
• podepisovat veškeré změny v Projektovém plánu, Obchodním případu a v rozpočtu projektu
• sledovat dodržování kvality
• dohlížet na rizika zdůrazněná v Evidenci rizik
• podepisovat konce fází a schvalovat zahájení následných fází
• schválit uzavření projektu

2.2 Vedoucí projektu

Obě strany jmenují svého vedoucího projektu (VP), v zastoupení ŘV zodpovědného za provádění projektu. Hlavní zodpovědností vedoucích projektu je zajistit, aby projekt generoval správné výstupy, v požadované kvalitě, a nepřekračoval stanovené termíny, náklady, zdroje ani rizika.

VP zodpovídají za koordinování a řízení prováděných činností a za rozhodování o všech problémech, které se projektu jako celku týkají. VP musí schvalovat každý akt, který může být v souvislosti s projektem potřebný, avšak má závazný dopad na druhou stranu. Jednou [týdně / měsíčně / čtvrtletně] oba VP předkládají společnou zprávu o stavu projektu Řídicímu výboru. Rozhodování VP se děje ve vzájemné shodě. V případě, že strany nejsou schopny dospět k dohodě, je problém v souladu s eskalační procedurou postoupen výše. Ze všech schůzek VP se pořizuje zápis.

Hlavní úkoly VP jsou:

• vybudovat, řídit a motivovat projektový tým
• vybudovat a udržovat efektivní pracovní vztahy s ŘV
• připravovat a aktualizovat projektové informace, včetně Úvodního dokumentu projektu (PID), Projektového plánu a Obchodního případu
• identifikovat a vyhodnocovat rizika, určovat a řídit činnosti, vést Evidenci rizik
• náležitě vyřizovat změny v rozsahu projektu, v požadavcích, ve složení týmu, atd.
• pomáhat při překonávání překážek a nalézat řešení problémů a konfliktů zájmů
• sledovat postup prací vzhledem k plánu, kvalitě a nákladům
• zajišťovat dodržování standardů řízení projektu
• organizovat procedury zajišťování kvality
• připravovat a prezentovat zprávy o stavu projektu a plány Řídicímu výboru
• být v kontaktu s ŘV kvůli schvalování a rozhodování v důležitých momentech projektu

2.3 Vedoucí týmů

Vedoucí týmů vytvářejí, řídí a motivují jednotlivé implementační týmy. Dodávají skupiny prací definované vedoucím projektu, ve stanovených termínech a s přidělenými zdroji. Odborně konzultují se všemi zainteresovanými osobami a skupinami. Ze všech schůzek implementačních týmů se pořizují zápisy.

Hlavní úkoly vedoucího týmu jsou:

• připravovat plány pro práci týmu a získávat souhlas VP
• řídit, dirigovat, motivovat, plánovat a kontrolovat práci týmu
• zodpovídat za pokroky v práci týmu a za využití jeho členů a iniciovat nápravná opatření, pokud to situace vyžaduje
• informovat VP o každé odchylce od plánu, doporučovat nápravná opatření a pomáhat při přípravě odpovídajících akcí
• předávat VP produkty, které byly dokončeny a schváleny, jelikož jsou v souladu s požadavky dohodnutými pro danou skupinu prací
• zajišťovat, aby všechny problémy byly řádně nahlášeny osobě, která vede Evidenci problémů
• zajišťovat posouzení problémů vzniklých při práci týmu a doporučovat vedení projektu nápravná opatření
• organizovat a řídit kontrolní schůzky týmu a vytvářet zprávy o postupu prací
• zajišťovat, aby kontrola kvality práce týmu byla řádně naplánována a prováděna, a aby se udržovaly příslušné dokumenty
• identifikovat rizika spojená se skupinou prací a zařídit, aby všechna rizika byla zanesena do Evidence rizik
• dohlížet na konkrétní rizika podle pokynů VP

2.4 Implementační týmy

Implementační tým se skládá z lidí, které si VP vyžádal a získal pro spolupráci na dodávkách projektových výstupů.

Složení implementačního týmu plně závisí na povaze projektu. Jmenovaní členové týmu musí mít k plnění svých úkolů potřebné dovednosti a zkušenosti.

2.5 Zajišťování kvality (QA)

QA vykonává dohled nad tím, zda se dodržuje systém kvality projektu, a zda funguje tak, že vytvářené výstupy vyhovují svému účelu a splňují stanovené požadavky.

Zajišťování kvality kontroluje souhlas:

• projektových přístupů s metodickou příručkou Řízení projektu
• výstupů projektu s PID

ŘV obvykle jmenuje osobu nebo kontrolní tým, mající za úkol na začátku každé projektové fáze definovat vhodný model kvality směřující k dosažení plánovaných kvalitativních kriterií, provádět pravidelné QA kontroly a podávat zprávy ŘV.

2.6 Eskalační procedura

Všechny otázky a problémy primárně koordinují a řeší VP. Otázky a problémy, které nelze vyřešit ve vedení projektu do smluvně definovaného počtu pracovních dnů od data jejich prvního předložení, jsou v podobě písemné zprávy o problému předloženy Řídicímu výboru.

2.7 Řízení změnových požadavků

Změnový požadavek je požadavek na rozšíření nebo zúžení rozsahu projektu, na modifikaci přístupu (taktiky), procesu, plánu nebo postupu, na modifikaci nákladů nebo rozpočtu, nebo zkorigování časového rozvrhu. Požadavek na změnu může být přímý nebo nepřímý, vyvolaný externě nebo interně, vynucený legislativou nebo smluvně anebo nevynucený. Přijímají se pouze požadavky písemné a řádně zdokumentované. Pouze schválené změnové požadavky se implementují. Změny v projektech jsou nevyhnutelné, ale je důležité rozhodnout, které změny jsou pro projekt přijatelné, a které nikoli. Požadované změny mohou ovlivnit plán nebo některý z projektových výstupů.

Řízení změnových požadavků zajišťuje, aby změny byly identifikovány, posouzeny, schváleny, někomu přiděleny, sledovány, implementovány a zdokumentovány. Změnové požadavky je nutné předkládat písemně a VP musí vést Evidenci změnových požadavků.

Změny lze akceptovat, až když byl jejich dopad na projekt odpovědně posouzen a schválen vedoucím projektu nebo - v závažnějších případech - Řídicím výborem.