• Podniková řešení
• SAP
• Implementace
• ASAP

Implementační metodika ASAP (Accelerated SAP)

Metodikou, resp. implementačním přístupem požívaným při nasazování informačního systému SAP, je Accelerated SAP (ASAP)*. Termín implementační přístup lépe vystihuje charakter ASAPu a je dán skutečností, že pro ASAP lze obtížně nalézt stručné a výstižné pojmenování, neboť se jedná o soubor složený z řady různorodých komponent, které spolu umožňují rychlou a efektivní implementaci systému SAP. Pro jednoduchost je v dalším textu používán termín metodika.

Implementace s použitím ASAP je optimálním řešením pro rychlou a kvalitní implementaci informačního systému SAP. Implementace je procesně orientovaná a jejím cílem je mj. zkrátit dobu implementace, což přináší úspory poradenských kapacit a tím i náklady. ASAP splňuje všechna kriteria, která jsou kladena na metodiku nasazování systému takové úrovně jakým je SAP.

*Poznámka:  Metodika implementace systémů SAP spolu s používanými podpůrnými nástroji a pomůckami prošla během své existence několika změnami jak svého pojmenování, tak struktury (ValueSAP, SAP Best Practices, ASAP Roadmaps), nicméně termín ASAP (popř. ASAP Roadmap) je stále používán pro pojmenování centrální hierarchické struktury podrobně popisující - ve fázích, krocích, skupinách úloh, úlohách a činnostech – celý průběh implementace (viz dále).

---

Způsob implementace je charakterizován mj. těmito rysy:

• ASAP shrnuje poznatky z řady implementačních projektů z celého světa
• nabízí nejlepší zkušeností z těchto projektů
• implementace pomocí ASAP je procesně orientovaná
• ASAP zkracuje implementační proces
• použitím ASAPu se zákazník vyvaruje některých opomenutí při jednotlivých fázích implementace, které vždy vedou ke zpomalení při nasazování systému a odvozeně i k dalším nákladům
• použití ASAP je první a nejdůležitější krok směrem ke garantované kvalitě

Základem procesu implementace metodikou ASAP je aktivní spolupráce s uživateli systému, kteří jsou součástí řešitelského týmu. Jejich zapojení do procesu implementace je různé pro jednotlivé fáze a v jednotlivých krocích implementace. Informační systém SAP je nastavován na základě požadavků uživatelů a z tohoto důvodu je spolupráce s poradci implementující firmy nezbytným předpokladem úspěchu. Potřeba řešitelských kapacit na straně zákazníka se pohybuje zhruba na 2-3 násobku potřeby externích kapacit poradenských.

ASAP podporuje celý životní cyklus projektu informačního systému v uzavřené smyčce, zajišťující kontinuální rozvoj systému.

Průběh projektu je rozdělen do pěti fází s jasně definovanými vstupy, obsahem a výstupy:

• Příprava projektu
• Cílový koncept
• Realizace
• Příprava produktivního provozu
• Produktivní provoz a podpora

Příprava projektu

Úvodní fáze souvisí s organizací zahájení projektu (kick-off) a zajištěním všech organizačních záležitostí nutných pro práci projekčního týmu. Vybraný tým je pak školen v metodologii ASAP, je navržen hrubý plán projektu a je potvrzena specifikace hardwaru. Oficiální start projektu je kick-off, na kterém jsou představeny jednotlivé týmy, poradci a členové řídicího výboru. K dokumentaci činností lze použít nástroje z instrumentária ASAPu (tzv. akcelerátory, např. šablony, formuláře, dotazníky apod.), které usnadňují práci a zajišťují, že nic není v průběhu projektu přehlédnuto. Předpokládaná délka trvání této fáze je dva až tři týdny.

Cílový koncept

Cílem této fáze je dokumentovat požadavky uživatele na nastavení/konfiguraci systému. Pohovory a pracovní schůzky poradců a budoucích uživatelů pro jednotlivé věcné oblasti podniku, podpora dotazníky a grafickými procesními řetězci pomáhají definovat, které podnikové procesy bude třeba implementovat. Jsou rovněž prověřována rozhraní pro převod dat ze stávajících provozních systémů a další technické věci obdobného charakteru.

Společně s poradci implementující firmy je vytvořen Cílový koncept, který obsahuje popisy a grafickou prezentaci podnikové struktury a řídicích / podnikových procesů. Schválením se Cílový koncept stává základním dokumentem projektu a je brán jako základ pro navazující činnosti projektu. V závěru této fáze je tento dokument použit jako podklad pro stanovení plánu kapacit, kontrolu požadavků na hardware a vyjasnění některých dalších otázek. Tato fáze by měla trvat čtyři až šest týdnů, v závislosti na složitosti a rozsahu projektu.

Realizace

Předmětem této fáze je nastavení systému SAP a jeho plná identifikace s organizační strukturou firmy spolu s nastavením podnikových procesů podle Cílového konceptu. Technický tým definuje systém oprávnění, naplánuje datová rozhraní a převod dat. Poradci pracující společně se zástupci zákaznické firmy v projektových týmech předávají své znalosti v průběhu školení těchto projektových týmů. Formou integračních testů systému v závěru této fáze provede projektový tým zákazníka ověření hlavních podnikových procesů s větší skupinou koncových uživatelů a za účasti vedoucích pracovníků. Cílem testů je prověřit, zda je implementace v souladu s Cílovým konceptem.

Během této části projektu jsou prověřovány a dokumentovány všechny možné eventuality v denním provozu firmy, rovněž jsou vyvíjena a testována programová rozhraní pro převody dat.

Pro konfiguraci systému jsou podnikové procesy rozděleny do řetězců - cyklů reprezentujících pracovní procesní toky. Jsou nastavovány ve shodě s návrhem výstupních sestav - reportů, uživatelskou dokumentací, scénářem testů a zabezpečením profilů oprávnění. Tyto cykly neslouží pouze jako kontrolní body pro projekční tým, umožňují také kontrolovat vybrané části podnikových procesů zejména vedoucím pracovníkům podniku. Tento přístup poskytuje okamžitou zpětnou vazbu a zapojuje tak celou organizaci do průběhu implementace.

Během tohoto procesu projektový tým zákazníka těsně spolupracuje s poradci implementátora. Tento přístup umožňuje maximální přenos znalostí a informací, což dává projektovému týmu možnost optimálně vyladit systém. V tomto období se také provádějí další školení. Fáze trvá deset až jedenáct týdnů.

Příprava produktivního provozu

V této fázi dochází ke vzájemné integraci výsledků všech činností z předchozích fází a pozornost je zaměřena především na ověření nastaveného systému a připravenosti podniku pro produktivní provoz. Tato fáze zahrnuje finální testy systému, školení koncových uživatelů a převod dat do nového systému. Je prověřována bezchybnost konverze dat, správná funkce programů pro stálá datová rozhraní a provádějí se zátěžové a uživatelské testy.

Pro školení koncových uživatelů, kdy projektový tým školí klíčové uživatele, se používají školicí a tréninkové metody. Účelem je získat odborníky potřebné pro každodenní práci a zajištění podpory koncového uživatele

Dalším cílem v této fázi je vytvořit strategii produktivního startu. Tento plán specifikuje jednotlivé postupy při převodu dat, jejich interní audit a podporu koncových uživatelů (interní helpdesk). Fáze trvá šest až sedm týdnů.

Produktivní provoz a podpora

Okamžitě po zahájení rutinního provozu je systém kontrolován, zda plně zabezpečuje a podporuje pracovní postupy. Prověřuje se korektní funkce podnikových procesů, správné nastavení technických parametrů a vyřizují se dotazy koncových uživatelů. V posledním kroku jsou zhodnoceny sledované pracovní postupy v novém systému a je vyhodnocována návratnost vložených prostředků. Důsledná analýza tohoto hodnocení by měla podkladem pro rozhodnutí, zda mohou následovat další etapy zaměřené na rozšíření systému další funkce stávajících komponent nebo o moduly/komponenty nové. Tato fáze trvá od dvou do tří týdnů.