Spisová služba ARSYS
Spisová služba ARSYS byla vyvinuta kompletně v ČR (ve firmě, kterou později převzala S&T CZ), takže i ve svém koncepčním základě plně respektuje všechna specifika českého prostředí. K nim patří především potřeba jednoduchého až intuitivního ovládání, rychlost odezvy a flexibilita k požadovaným změnám.
Automatizovaný registrační systém ARSYS je určený k širokému použití jako
Spisová služba všude tam, kde je Podatelna a fungující počítačová síť. Systém registruje veškerou poštu přicházející do Podatelny, včetně balíků, disket a pod., ve formě elektronických záznamů, obsahujících stručnou informaci o obsahu zásilky a odesílateli.
Tyto záznamy jsou označeny jako
Přijaté písemnosti, je jim přiděleno unikátní Číslo jednací a v případě, že je v Podatelně scanner, je k nim možné připojit elektronickou kopii příslušného dokumentu. Pokud uživatelská organizace produkuje
Vlastní písemnosti, lze je rovněž registrovat elektronicky na sekretariátech, kde tyto písemnosti vznikají, přičemž lze zaregistrovat i elektronickou verzi každé takové písemnosti. Oba druhy písemností, přijaté i vlastní, lze slučovat do
Spisů, které je možné - stejně jako samostatné Písemnosti - předávat mezi organizačními jednotkami uvnitř podniku, či jejich kopie expedovat adresátům mimo uživatelskou organizaci prostřednictvím poštovních služeb. Všechny uvedené pohyby Písemností a Spisů jsou přitom elektronicky registrovány.
Další důležitou funkcí je
Archivace Písemností a Spisů, kterou je rovněž možné provádět elektronicky. Fyzická forma archivovaných Písemností a Spisů je přitom uložena nejprve ve Spisovně, poté v Archivu a podle skartačního plánu - který je rovněž součástí systému ARSYS - je uživatelská organizace průběžně informována o plánovaných skartačních a archivačních akcích. Systém registruje pro každou archivovanou Písemnost či Spis místo uložení a rovněž umožňuje registraci jejich zapůjčení. Archivované Písemnosti a Spisy jsou automaticky zahrnovány do všech přehledů při použití hledacích funkcí. Písemnosti a Spisy registrované v Archivu již neobsahují jejich elektronické verze.
Systém ARSYS lze přizpůsobit konkrétním uživatelským požadavkům díky jeho modulární koncepci a
Administračním funkcím, pomocí kterých lze průběžně přizpůsobovat celý systém dynamickým změnám uživatelské organizace.
Podatelna
zajišťuje centrální registraci došlé pošty ve formě Přijatých písemností a jejich přidělování do jednotlivých organizačních jednotek - Sekretariátů - uživatelské organizace současně s monitorováním, zda a kdy byly skutečně akceptovány. Pomocí tohoto modulu lze rovněž centrálně přidělovat Čísla jednací Vlastních písemností, pokud o to telefonicky požádá sekretariát, kde taková písemnost vznikla.
Výpravna
centrálně registruje požadavky na expedici Písemností či Spisů externím subjektům společně s termíny plnění těchto požadavků. Mimoto umožňuje vytisknout poštovní seznamy ve tvaru akceptovatelném poštovní službou.
Sekretariát
tento modul je implementován ve všech klientských stanicích, kde umožňuje provádět veškeré manipulace s Písemnostmi a se Spisy, jako je Registrace Vlastní písemnosti, Založení Spisu, Zařazení Písemnosti do Spisu, Slučování a Rušení Spisů, Expedice Písemnosti, Předání Spisu či Písemnosti na jiný sekretariát či do Spisovny nebo do Archivu a konečně Vyhledání Písemnosti.
Archiv
centrálně registruje všechny archivované Spisy či Písemnosti včetně jejich fyzického uložení v Archivu. Současně registruje požadavky na zapůjčení jednotlivých písemností i s termíny jednotlivých zápůjček.
Administrátor
umožňuje centrální vedení číselníků všech pracovišť uživatelské organizace a jejich pracovníků, včetně změn struktury této organizace. Umožňuje rovněž - jako jediný modul - dodatečné změny v již zapsaných informacích o Písemnostech, přičemž všechny tyto změny současně registruje ve formě "Starý text" - "Nový text", "Kdy byla změna provedena" a "Kdo změnu provedl".
Technicky vyžadují moduly systému ARSYS 32-bitové operační prostředí na pracovních síťových stanicích (Windows 95 / NT) a cca 2MByte diskového prostoru pro každý implementovaný modul plus prostor potřebný pro klientskou část databáze, ve které je systém provozován. Databázové prostředí ve kterém systém ARSYS pracuje na serveru, je v základní verzi Oracle, na přání lze však vygenerovat verzi tohoto systému pro Informix, Sybase či MS SQL.V rámci zavádění systému ARSYS nabízíme jako službu doplnění specializovaných funkcí podle specifikace uživatele a systém školení jeho pracovníků včetně návrhu Metodiky používání elektronické Spisové služby "na míru" a provozních konzultací.
